Типовые примеры информационных технологий
Рассмотрим назначение и особенности реализации некоторых информационных технологий, получивших в настоящее время достаточно широкое распространение.
Технология обработки данных. Данная технология используется для решения хорошо структурированных задач, т.е. таких, содержание которых описано математической моделью, имеющей точный и однозначный алгоритм решения. Подобные задачи носят рутинный характер, обычно приходится их решать многократно. К числу таких задач относятся, например, следующие:
- - обработка данных об операциях, производимых фирмой; - создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в
- - фирме;
- - получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде соответствующих документов и др.
Данная технология обычно используется на уровне исполнительной деятельности персонала невысокой квалификации для более полной автоматизации управленческого труда.
При реализации технологии обработки данных обычно выполняются следующие типовые процедуры:
- - сбор данных как о деятельности фирмы, так и тех, которые поступают из внешней среды;
- - обработка данных путем выполнения необходимых вычислений, а также их классификации, группировки и сортировки;
- - хранение данных для последующего использования в соответствующих базах;
- - создание документов (отчетов) для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров.
60
Технология управления. Целью данной технологии является удовлетворение информационных потребностей сотрудников фирмы, имеющих дело, с принятием управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Для принятия управленческого решения на том или ином уровне соответствующему менеджеру предоставляется информация в виде регулярных или специальных управленческих отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, например месячный анализ продаж компании. Специальные отчеты формируются по запросам управленцев или в тех случаях, когда в компании произошло что - то незапланированное.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться именно отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от их запланированных значений).
База данных, формируемая данной технологией, должна состоять из двух компонентов:
- - данных, накапливаемых по результатам операций, проводимых фирмой;
- - планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления.
Содержимое этой базы при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические или специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии соответствующих решений.
Технология поддержки принятия решений. Данная технология появилась в конце 70 - х - начале 80 - х гг. Главной ее особенностью является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 3.3), в котором участвуют:
- - система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
- - человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный на компьютере результат вычислений.
61
Рис. 3.3. Информационная технология поддержки принятия решенийкак итерационный процесс
В этом процессе информационная система совместно с пользователем вырабатывает необходимую информацию для принятия решений. Окончание итерационного процесса происходит по воле человека.
В состав системы поддержки принятия решений входят три основные компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, состоящая из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Основные компоненты информационной технологииподдержки принятия решений
База данных содержит различные сведения, используемые пользователем для расчетов на основе математических моделей. Большинство данных поступает из внутренних источников, отражая основные показатели
62
деятельности фирмы. Для поддержки принятия решений на верхних уровнях используются также данные из внешних источников, например данные о конкурентах, национальной и мировой экономике и др. Внешние данные обычно приобретаются у организаций, специализирующихся на их сборе.
Система управления базой данных составляет необходимые комбинации данных, получаемых из различных источников, структурирует их в терминах пользователя, обеспечивает полную логическую независимость этой базы от других баз данных, функционирующих в рамках фирмы.
База моделей служит основой для проведения необходимого анализа в системах принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений. Например, модель линейного программирования дает возможность определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.
Система управления базой моделей позволяет создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей и т.д.
Система управления интерфейсом определяет язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея, и знания пользователя.
Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, электронных карандашей, "мыши", команд, подаваемых голосом, и т.п.
Язык сообщений - это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет, мультипликации), а также данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п.
Знания пользователя - это то, что пользователь должен знать, работая с системой.
К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером, и др.
Используемый интерфейс определяет выбранную форму диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно - ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером, и др.
Технология автоматизированного офиса. Автоматизация офиса не исключает традиционно существующую систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее различными компьютерными технологиями (рис. 3.5).
63
Рис. 3.5. Основные компоненты технологии автоматизации офиса
Используемые совместно, обе эти технологии обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев всех уровней необходимой информацией. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских служащих, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизированного офиса в качестве инструмента для решения управленческих проблем.
Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи информации.
64
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов, реализующих компьютерные офисные технологии. Назовем наиболее распространенные из них.
Текстовый процессор - вид программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.
Электронная почта дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по компьютерной сети.
Аудиопочта позволяет передавать сообщения не путем набора на клавиатуре компьютера, а по телефону голосом.
По телефону пользователь получает и присланные сообщения.
Табличный процессор - это пакет прикладных программ, обеспечивающих выполнение многочисленных операций над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь дает возможность использовать сетевой вариант компьютера для формирования, хранения и манипулирования рабочего расписания управленцев и других работников организации.
Видеотекст - это отображение текстовых и графических данных на экране монитора. В форме видеотекста может, например, производиться обмен между компаниями каталогами и ценниками своей продукции. С его помощью можно также получать необходимые сведения из газет и журналов, текущие сводки биржевой информации и др.
Хранение изображений - это операция офисной технологии, обеспечивающая хранение не самих документов, как это делалось прежде с помощью микрофильмов и микрофиш, а их изображений, преобразованных специальным устройством в цифровую форму, которая записывается на оптический диск. Сохраненное в памяти изображение может быть в любой момент выведено на экран монитора или принтер.
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.
В офисных технологиях, наряду с компьютерными средствами, применяются также современные некомпьютерные средства, обеспечивающие, например, аудио - и видеоконференции, факсимильную связь и др.
Аудиоконференции предполагают использование двухсторонней аудиосвязи между территориально удаленными работниками или подразделениями. Наиболее простым техническим средством реализации аудио - конференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участвовать в разговоре более чем двум абонентам.
Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудио - конференции, но с применением видеоаппаратуры и соответствующих каналов связи. Все участники конференции получают изображение на телевизионном экране вместе со звуковым сопровождением.
65
Применение компьютерных, а также аудио - и видеоконференций позволяет сократить транспортные и командировочные расходы, а главное - дает возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров, территориально удаленных от главного офиса фирмы.
Факсимильная связь основана на использовании факс - аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Применяются и другие некомпьютерные средства оргтехники, механизирующие или автоматизирующие различные этапы офисной технологии.
66
60 :: 61 :: 62 :: 63 :: 64 :: 65 :: 66 :: Содержание
